In het artikel van afgelopen week kon u lezen welke conclusies de Algemene Rekenkamer in 2007 al vond voor het mislukken van de ict-projecten van de overheid. Ondanks deze duidelijke conclusies heeft de overheid de trend van mislukkingen nooit kunnen keren. In april van dit jaar (2014) is er een parlementaire enquete gehouden naar de oorzaken van al deze mislukkingen. In dit artikel kunt u meer lezen over de uitkomsten van deze parlementaire enquete – voor het eindrapport van de commissie klik hier.

Dit jaar is de beloofde parlementaire enquete – naar de reden voor het mislukken van allerlei ict-projecten – eindelijk uitgevoerd. In dit proces heeft een commissie alle belanghebbende en grote spelers van de ict-projecten van de overheid gehoord, en aan de hand van deze gesprekken een eindrapport opgesteld. Daarin geeft men tot mijn genoegen duidelijk aan dat er alleen verbetering op kan treden als de overheid alle maatregelen uit het rapport overneemt; eindelijk een commissie die duidelijk zegt waar het op staat en wat er ten minste noodzakelijk is om de kwaliteit van de ict-overheidsprojecten te laten stijgen. Het is heel belangrijk dat er in tijden van algemene bezuinigingen geen geld over de balk wordt gesmeten door een overheid die onvoldoende kennis van zaken heeft en te ambitieus met ict omgaat. In het ruim 200 pagina’s tellende rapport wordt duidelijk aangegeven welke veranderingen noodzakelijk zijn. In dit artikel zullen de geconstateerde problemen en gegeven oplossingen op een rijtje worden gezet. In het artikel van volgende week zal mijn eigen mening met betrekking tot het falen van de overheid aan bod komen.

In het rapport van de Algemene Rekenkamer uit 2007 werd geadviseerd om een CIO (Chief Information Officer) – zie het artikel over het rapport van de Algemene Rekenkamer– aan te stellen. De politiek heeft hiernaar geluisterd, maar het doel ervan vermoedelijk nooit goed begrepen gezien het aantal belangrijke fouten dat is gemaakt bij deze aanstellingen. Ten eerste heeft ieder departement zijn eigen CIO gekregen. Deze CIO heeft veel te weinig bevoegdheden en is verantwoording verschuldigd aan zijn eigen minister. Hierdoor kan hij zijn werk niet behoorlijk doen en heeft de functie geen nut meer. Dit is dan ook één van de vele wijzigingen die de parlementaire enquêtecommissie wil doorvoeren. De CIO moet meer bevoegdheden krijgen en er moet een overkoepelend overleg komen van alle CIO’s, opdat zij elkaar kunnen adviseren en helpen.

Een ander probleem dat door de onderzoekscommissie gesignaleerd wordt is een gebrek aan kennis bij alle betrokkenen. Om te beginnen bij de bestuurders. Zij hebben totaal geen benul van doorlooptijden, budget en kwaliteit van het te realiseren project. Hierdoor wordt begonnen aan onrealistische projecten die vanaf het begin al gedoemd zijn om te mislukken. Om dit probleem op te lossen is het belangrijk dat de departementale CIO’s meer aandacht besteden aan informatievoorziening, en dat alle aan de bestuurders verstrekte informatie helder en eerlijk is. Nu wordt regelmatig gezegd wat de bestuurder wil horen, in plaats van de werkelijke stand van zaken. Ook de ambtenaren met wie gewerkt wordt, moeten voldoende kennis van ict hebben om hun functie goed uit te kunnen oefenen. Voorts moet er met resultaatsafspraken gewerkt gaan worden. Deze zullen er bijvoorbeeld in bestaan dat pas wanneer het project succesvol is afgerond de leverancier volledig wordt betaald en de verantwoordelijke ambtenaren een beloning krijgen, terwijl het falen van een project negatieve gevolgen voor hun carrière zal hebben. Hierdoor zal de informatievoorziening door alle betrokkenen meer open en eerlijk worden, omdat zij hier zelf ook voordeel bij hebben.

Ook zijn er problemen geconstateerd in het aanbestedingsproces. Ondanks haar gebrek aan kennis denkt de overheid vaak meer verstand van ict te hebben dan de leveranciers. Zij geeft hun geen enkele mogelijkheid om zelf met haalbare oplossingen te komen, doch dicteert hoe een project uitgevoerd moet worden. De overheid zou dan ook veel meer open moeten staan voor de kennis en ervaring van de leveranciers. De aanbestedingsregels worden veel te strikt toegepast, met als gevolg dat de belangen van leveranciers en overheid alleen maar uiteenlopen in plaats van samenvallen. Dit werkt grote belangenconflicten en oneerlijk zakendoen in de hand. Om dit probleem op te lossen is het belangrijk dat de opdrachtnemers meer zeggenschap krijgen tijdens het aanbestedingsproces en dat de aanbestedingsregels ruim worden geïnterpreteerd. In 2016 wordt de aanbestedingswet gewijzigd, waarbij belangrijk is dat deze punten meegenomen worden in de vaststelling van de nieuwe wet.

Een andere belangrijke oplossing uit het rapport is dat er een onafhankelijke organisatie opgericht moet worden die voor een periode van vijf jaren alle ict-projecten vooraf en tijdens de ontwikkeling moet volgen en toetsen en die bindende adviezen uit moet brengen met het oog op de haalbaarheid van de kosten en baten. Deze organisatie zal het BIT (Bureau Ict-Toetsing) gaan heten en vergaande bevoegdheden krijgen. Zonder toestemming van het BIT mag geen enkel aanbestedingstraject beginnen en geen enkel ict-project gestart worden. Ook moet het BIT tijdens het proces alle vorderingen volgen, evalueren en de noodzakelijke beslissingen nemen. Het BIT zal deskundige medewerkers hebben (waarbij iemand met kennis van de rechtsinformatica, mijns inziens, noodzakelijk is) die niet gebonden zijn aan de verschillende contractpartijen zoals de overheid, de departementen of de ict-leveranciers. Het BIT is gebonden aan door de commissie vastgelegde regels en heeft daarnaast regels gekregen die bij ieder project getoetst moeten worden. Het is bedoeling dat de taak van het BIT op termijn overgenomen zal worden door de departementen, maar daarvoor is het nu nog te vroeg.

Resumerend: de overheid moet zich meer openstellen voor leveranciers en eigen medewerkers met meer kennis van zaken. De departementale CIO’s moeten meer bevoegdheden krijgen en er moet een onafhankelijke organisatie komen die tijdelijk alle ict-projecten moet toetsen, evalueren en beoordelen. Zonder toestemming van deze organisatie, het BIT, zal er geen enkel ict-project meer gestart mogen worden. Daarnaast moet er meer aandacht komen voor het verhogen van de ict-kennis bij de overheid en haar medewerkers. Alle ambtenaren moeten voldoende ict-kennis hebben om hun functies goed uit te oefenen. Als laatste moet het goed afronden van een ict-project bevorderd worden door een beloningssysteem aan het einde van een succesvol project.

Lees ook de andere artikelen van mr. Sophia Sipkens.